Serviciul Buget-Contabilitate, Resurse Umane, Arhivă, având în componență:

Șef Serviciu Buget-Contabilitate, Resurse Umane, Arhivă

Atribuțiile postului:

• Organizează, coordonează și asigură buna desfășurare a activității serviciului buget-contabilitate, resurse umane, arhivă;
• Urmărește și verifică înregistrarea corectă a actelor interne specifice activității serviciului pe care îl coordonează;
• Exercită control financiar preventiv;
• Verifică întocmirea și legalitatea documentelor de încasări și plăți;
• Verifică statele de plată și situațiile statistice;
• Oferă relații și asistență de specialitate;
• Verifică încadrarea în creditele bugetare aprobate;
• Vizează bugetul de venituri și cheltuieli, întocmit de Compartimentul Buget pe baza propunerilor de buget de venituri și cheltuieli primite de la șefii de servicii și birouri;
• Întocmește bilanțul contabil, balanța de verificare lunară și dările de seamă trimestriale și anuale;
• Întocmește rapoarte, semnează electronic și transmite electronic documentele către sistemul național de raportare – ForExeBug, potrivit metodologiei, formatului și la termenele prevăzute în procedura de funcționare a sistemului;
• Are atribuții în vederea semnării și transmiterii documentelor electronice, vizualizării rapoartelor, accesului la aplicația Controlul Angajamentelor Bugetare, pentru funcționalitățile sistemului ForExeBug prin accesarea site-ului Ministerului Finanțelor Publice, prin „Punctul Unic de Acces“ – Sistemul național de raportare – ForExeBug;
• Coordonează întocmirea unor dări de seamă statistice, rapoarte și informări și le transmite celor în drept, la termenele scadente;
• Organizează inventarierea patrimoniului SPIGM, stabilirea rezultatelor obținute și asigură măsuri pentru recuperarea eventualelor lipsuri în gestiune de la cei vinovați;
• Verifică fundamentarea propunerilor Bugetului de venituri și cheltuieli al SPIGM, necesare activității de funcționare și dezvoltare a SPIGM, pe baza propunerilor Bugetului de venituri și cheltuieli întocmite de șefii de servicii și birouri;
• Respectă cerințele ordinului OSGG 600/2018 actualizat (pentru aprobarea controlului intern managerial);
• Urmărește permanent contul de execuție bugetară, lunar, trimestrial, anual, stabilind măsurile necesare și legale pentru buna gestionare și executare a sumelor alocate la buget;
• Orice modificare a bugetului inițial se face numai cu întocmirea unui Referat de rectificare de buget, prin diminuarea sau suplimentarea cheltuielilor bugetare, care trebuie să fie conform cu realitatea, regularitatea și legalitatea, întocmit de șefii de servicii, birouri, în care trebuie să justifice necesitatea survenită, cât și aprobat de director și înregistrat la secretariatul SPIGM;
• Coordonează și verifică activitatea compartimentelor din subordinea serviciului;
• Supraveghează respectarea programului de lucru și disciplina;
• Răspunde și respectă cu strictețe S.S.M. și normele S.U. la locul de muncă;
• Îndeplinește orice alte atribuții, date în limita prevederilor legale, de conducerea serviciului;
• Participă în cadrul comisiilor de evaluare pentru atribuirea contractelor de achiziție publică;
• Respectă prevederile Regulamentului intern, legislația în domeniu, procedurile de lucru, precum și celelalte reguli și regulamente existente în unitate, decizii și hotărâri ale conducerii;
• Să își însușească și să respecte normele de securitate și sănătate în muncă și măsurile de aplicare a acestora;
• Îndeplinește orice alte atribuții, date în limita prevederilor legale, de conducătorul ierarhic superior.

A) Compartimentul Contabilitate, cu următoarele atribuţii:

• Întocmește și înregistrează documentele de plată către organele bancare și, în conformitate cu reglementările în vigoare, urmărește primirea la timp a extraselor de cont și verificarea acestora cu documentele însoțitoare;
• Asigură și răspunde de respectarea legalității privind întocmirea tuturor documentelor financiar-contabile prezentate spre aprobare ordonatorului secundar și principal de credite;
• Răspunde de înregistrarea cronologică și sistematică, prelucrarea, transmiterea și păstrarea informațiilor cu privire la poziția financiară, performanța financiară;
• Răspunde de înregistrarea în contabilitatea SPIGM a tuturor documentelor care trebuie să fie însoțite de documente justificative, corecte și în baza Bugetului de venituri și cheltuieli aprobat pe articole bugetare;
• Asigură organizarea și funcționarea în bune condiții a contabilității valorilor patrimoniale; asigură efectuarea corectă și la timp a înregistrărilor contabile, întocmirea notelor contabile; ține evidența contabilă analitică și sintetică a tuturor conturilor, conform legii;
• Asigură respectarea planului de conturi general, modelelor, registrelor și formularelor comune privind activitatea contabilă și normelor metodologice emise de Ministerul Finanțelor Publice, privind întocmirea și utilizarea acestora;
• Întocmește balanțe de verificare pentru conturile sintetice și cele analitice și urmărește concordanța dintre acestea;
• Întocmește raportările lunare privind situațiile contabile, plăți restante, arierate, datoria publică etc.;
• Ține evidența contabilă privitoare la gestionarea valorilor materiale și mijloacelor bănești la nivelul Serviciului Public de Întreținere și Gospodărire Municipală Deva;
• Organizarea evidenței mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar;
• Evidențiază și urmărește decontarea cu debitorii și creditorii Serviciului Public de Întreținere și Gospodărire Municipală Deva;
• Întocmește și actualizează permanent Registrul de evidență a garanțiilor gestionarilor, conform legislației în vigoare;
• Evidențiază și urmărește controlul periodic asupra gestiunilor în vederea asigurării și integrității patrimoniului privind bugetul propriu;
• Verifică gestiunea magaziei și casieriei lunar;
• Propune proiecte de dispoziții sau hotărâri legate de activitatea contabilă;
• Participă la întocmirea periodică a situațiilor privind execuția bugetară;
• Organizează efectuarea în termen, potrivit reglementărilor în vigoare, a operațiunilor de inventariere a valorilor materiale și bănești și a decontărilor;
• Întocmește situația privind facturile intrate și neachitate;
• Întocmește dispozițiile de plată și încasare, privind acordarea de avansuri spre decontare și urmărește decontarea la timp a acestora;
• Gestionează și evidențiază în contabilitate garanțiile materiale reținute gestionarilor;
• Evidențiază în contabilitate garanțiile de participare la procedurile de achiziție publică și garanțiile de bună execuție aferente contractelor de furnizare de produse/prestări servicii/execuția de lucrări;
• Completarea zilnică a Registrului de casă cu documentele justificative anexate;
• Ridicarea de la trezorerie/bancă a extraselor de cont și predarea acestora în contabilitate pentru a fi înregistrate;
• Întocmirea și încasarea în numerar a filelor de CEC pentru sumele ce sunt derulate prin casieria instituției;
• Întocmește și vizează Cererea de credite bugetare, Nota de fundamentare a creditelor bugetare și Nota justificativă, care se întocmește lunar și se transmite ordonatorului principal de credite;
• Prezintă la cerere Directorului rapoarte scrise privind activitatea depusă și modul de îndeplinire al sarcinilor;
• Ține evidența și verifică permanent efectuarea cheltuielilor pe capitole, subcapitole, articole și aliniate, cu respectarea încadrării în creditele bugetare alocate;
• Asigură respectarea legalității privind întocmirea și operarea tuturor documentelor financiar-contabile, verificate și prezentate spre aprobare, pe cale ierarhică, directorului SPIGM;
• Asigură exercitarea Controlului Financiar Preventiv asupra operațiunilor financiar-contabile;
• Asigură întocmirea, circulația și arhivarea documentelor contabile specifice compartimentului, cu respectarea confidențialității datelor și documentelor;
• Organizează inventarierea patrimoniului SPIGM, stabilirea rezultatelor obținute și asigură măsuri pentru recuperarea eventualelor lipsuri în gestiune de la cei vinovați;
• Organizează și verifică modul de gestionare a valorilor materiale, a mijloacelor fixe, a decontărilor cu debitorii și creditorii;
• Ține la zi evidența mijloacelor fixe și organizează comisii pentru inventarierea acestora;
• Asigură plățile prin casierie a drepturilor cuvenite salariaților;
• Respectă cerințele ordinului OSGG 600/2018 actualizat (pentru aprobarea controlului intern managerial).

B) Compartimentul Buget, cu următoarele atribuţii:

• Întocmește și elaborează la termenul scadent proiectul Bugetului de venituri și cheltuieli al SPIGM pe baza propunerilor de buget de la servicii și birouri;
• Bugetul de venituri și cheltuieli al SPIGM va cuprinde sumele necesare plății drepturilor salariale ale angajaților, sumele necesare realizării obiectivelor propuse, funcționarea activității și sumele necesare pentru investiții, constând în lucrări și dotări;
• Colaborează cu serviciile în vederea stabilirii veniturilor proprii pe capitolele bugetare, întocmirea contului anual de execuție bugetară pe care îl prezintă directorului spre aprobare;
• Urmărește permanent contul de execuție bugetară, lunar, trimestrial, anual, stabilind măsurile necesare și legale pentru buna gestionare și executare a sumelor alocate la buget;
• Analizează și transmite ordonatorului principal de credite spre aprobare propunerile de rectificare a Bugetului de venituri și cheltuieli al SPIGM, pe baza referatelor cu propunerile de rectificare a Bugetului de venituri și cheltuieli primite de la șefii de servicii și birouri și aprobate de directorul SPIGM;
• Fundamentează propunerile Bugetului de venituri și cheltuieli al SPIGM, necesare activității de funcționare și dezvoltare a SPIGM, pe baza propunerilor Bugetului de venituri și cheltuieli întocmite de șefii de servicii și birouri;
• Ține evidența și verifică permanent efectuarea cheltuielilor pe capitole, subcapitole, articole și aliniate, cu respectarea încadrării în creditele bugetare alocate;
• Analizează și transmite ordonatorului principal de credite spre aprobare propunerile de rectificare a Bugetului de venituri și cheltuieli al SPIGM, pe baza referatelor cu propunerile de rectificare a Bugetului de venituri și cheltuieli, primite de la șefii de servicii și birouri și aprobate de directorul SPIGM;
• Monitorizează permanent bugetul consumat astfel încât să se încadreze în prevederile bugetare, pe fiecare serviciu, birou, compartiment;
• Orice modificare a bugetului inițial se face numai cu întocmirea unui Referat de rectificare de buget prin diminuarea sau suplimentarea cheltuielilor bugetare, care trebuie să fie conform cu realitatea, regularitatea și legalitatea, întocmit de șefii de servicii, birouri, în care trebuie să justifice necesitatea survenită, cât și aprobat de director și înregistrat la secretariatul SPIGM;
• Respectă cerințele ordinului OSGG 600/2018 actualizat (pentru aprobarea controlului intern managerial).

C) Compartiment Resurse Umane, Salarizare, cu următoarele atribuţii:

• Întocmirea Organigramei, a Statului de funcţii şi a Regulamentului de organizare şi funcţionare al SPIGM;
• Întocmirea contractelor individuale de muncă şi a actelor adiţionale la acestea;
• Centralizează toate fişele de post de la servicii, birouri, compartimente şi întocmeşte fişele de post în colaborare cu şeful Serviciului Buget, Contabilitate, Resurse Umane pentru personalul din subordine;
• Calculează salariile de încadrare ale angajaților, indemnizațiile de conducere și sporul de vechime, conform prevederilor legale;
• Verifică foile colective de prezenţă predate de şefii de birouri;
• Întocmeşte lunar statele de plată pe baza foilor colective de prezenţă şi răspunde de corectitudinea lor;
• Primeşte, înregistrează declaraţiile de avere şi declaraţiile de interese şi eliberează la depunere o dovadă de primire;
• Oferă consultanţă pentru completarea corectă a rubricilor din declaraţii şi pentru depunerea acestora în termen;
• Dacă sesizează deficienţe în completarea declaraţiilor, în termen de 10 zile de la primire, persoana responsabilă va recomanda în scris, pe baza de semnătură sau scrisoare recomandată, rectificarea declarației de avere și/sau a declarației de interese în termen de cel mult 30 de zile;
• Trimite Agenţiei copia certificată a declaraţiei rectificate şi eventualele înscrisuri de îndată ce a fost primită;
• Evidenţiază declaraţiile de avere şi declaraţiile de interese în registru special cu caracter public, denumit Registrul declaraţiilor de avere şi Registrul declaraţiilor de interese;
• Trimite Agenţiei copii certificate ale declaraţiilor de avere şi ale declaraţiilor de interese fără anonimizare, în termen de cel mult 10 zile de la primire;
• Întocmeşte şi transmite lunar cererea de restituire de la FNUASS pentru concedii şi indemnizaţii;
• Redactează actele cu privire la organizarea concursurilor pentru ocuparea posturilor vacante;
• Întocmeşte şi transmite lunar cererea de credite bugetare pentru cheltuielile salariale;
• Realizează înregistrarea contractelor de muncă în Revisal;
• Întocmeşte documentaţia privind compensarea orelor suplimentare prestate peste programul normal de lucru;
• Întocmirea statului de plată pentru salariaţi;
• Întocmirea fişelor fiscale privind impozitul pe salarii;
• Întocmeşte şi transmite lunar declaraţia privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale (D112);
• Întocmirea referatelor şi deciziilor cu privire la angajarea salariaţilor, încetarea sau modificarea contractului individual de muncă;
• Ține evidenţa concediilor de odihnă, a concediilor medicale şi a concediilor fără plată;
• Eliberează adeverinţe, la cerere, angajaţilor SPIGM;
• Respectă cerinţele ordinului OSGG 600/2018 actualizat (pentru aprobarea controlului intern managerial).

D) Compartimentul Secretariat, Arhivă, cu următoarele atribuții:

• Primește și asigură înregistrarea corespondenței destinate instituției și o prezintă conducerii, acordând lămuririle necesare;
• Primește adrese privind informații de interes public conform Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public, le prezintă conducerii instituției, după care le repartizează persoanelor desemnate de conducerea instituției. Urmărește ca răspunsul la aceste adrese să fie în termenul prevăzut în adrese;
• Verifică documentația depusă, dacă este completă, și o înregistrează;
• Informează cetățenii prin comunicare verbală, în scris, telefonic, privind solicitările din partea acestora;
• Primește petițiile cetățenilor (cereri, reclamații, sugestii, adrese etc.) și le înregistrează;
• Asigură activitatea de curierat și distribuția corespondenței, circuitul documentelor în interiorul serviciului, cât și în exteriorul instituției;
• Comunică răspunsurile către cetățeni în termenele stabilite de prevederile legale în vigoare;
• Urmărește reprimirea corespondenței vizate de conducerea instituției, completează pentru fiecare dintre acestea, în registrul general de corespondență, rubrica destinată structurii/persoanei nominalizate cu soluționarea, o sortează și o distribuie personalului nominalizat pentru soluționare;
• Înregistrează referatele de necesitate pentru achiziționarea de servicii, produse, lucrări, întocmite de șefii de servicii și birouri și le înaintează pentru aprobare directorului SPIGM;
• De la Registratura SPIGM se predă referatul de necesitate, pe bază de semnătură, persoanelor din Compartimentul Juridic, Achiziții Publice, pentru operare SEAP;
• Înregistrează toate facturile pentru bunuri și servicii primite de la furnizori și le predă, pe bază de semnătură, șefilor de servicii și birouri implicați în achiziție, pentru certificarea realității și legalității, urmând să le predea, pe bază de semnătură, Compartimentului Contabilitate pentru operare;
• Înregistrează în registre special destinate toate documentele și asigură predarea acestora la depozitul de arhivă;
• Asigură și realizează arhivarea tuturor documentelor instituției și le păstrează în condiții optime, gestionându-le conform legislației în vigoare;
• Primește corespondența destinată expedierii, o pregătește pentru expediere și asigură transportul/expedierea acesteia direct sau prin curieri;
• Îndeplinește alte atribuții încredințate de conducerea instituției sau rezultate din legi și alte acte normative;
• Primește și se asigură lunar/trimestrial/anual că toate documentele sunt arhivate;
• Clasifică documentele pe tipuri de probleme;
• Primește și eliberează răspunsurile transmise de compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei;
• Asigură transmiterea faxurilor actelor care provin de la birouri/servicii/compartimente din cadrul Serviciului Public de Întreținere și Gospodărire Municipală Deva;
• Răspunde de cunoașterea și aplicarea legislației specifice domeniului de activitate al compartimentului Secretariat, Arhivă;
• Răspunde de cunoașterea, respectarea și aplicarea prevederilor sistemelor de management aprobate aferente compartimentului Secretariat, Arhivă;
• Asigură arhivarea și inventarierea documentelor pe termene de păstrare, conform nomenclatorului arhivistic, a documentelor create la nivelul serviciului;
• Ține evidența ștampilelor și parafelor, urmărind aplicarea regulamentului privind folosirea acestora;
• Predă și preia, pe bază de proces-verbal, de la compartimentele funcționale, ștampilele și parafele;
• Păstrează ștampilele și parafele scoase din uz și procedează la distrugerea lor în baza unui proces-verbal aprobat de conducerea serviciului;
• Întocmește registrul unic de documente, parafează și numerotează fiecare registru înscris în acesta.

E) Compartimentul Evidența Patrimoniu – Aprovizionare, cu următoarele atribuții:

• Efectuarea serviciilor de inventariere a elementelor de natură a activelor din patrimoniul SPIGM Deva, cu respectarea prevederilor O.M.F.P. nr. 2861/2009, cu modificările și completările ulterioare;
• Stabilirea plusurilor, lipsurilor și deprecierilor constatate la bunurile care aparțin domeniului public și privat al municipiului Deva și domeniului privat al Serviciului Public de Întreținere și Gospodărire Municipală Deva;
• Organizează evidența mijloacelor fixe și operează toate modificările conform prevederilor legale;
• Coordonează gestionarea și administrarea bunurilor (mijloace fixe și obiecte de inventar) din dotarea SPIGM;
• Programează și efectuează reevaluarea patrimoniului;
• Asigură realizarea tuturor măsurilor stabilite prin hotărâri ale Consiliului Local sau ale Primarului, pentru ținerea evidenței, valorificarea și buna administrare a domeniului public și privat al municipiului Deva și domeniului privat al Serviciului Public de Întreținere și Gospodărire Municipală Deva, conform legii, după înscrierea în evidențele contabile;
• Participă la toate acțiunile care vizează actualizarea evidenței, administrarea, exploatarea, conservarea și întreținerea domeniului public și privat al municipiului Deva și domeniului privat al Serviciului Public de Întreținere și Gospodărire Municipală Deva;
• Asigură evidența mișcărilor patrimoniului aparținând Serviciului Public de Întreținere și Gospodărire Municipală Deva;
• Ține evidența scriptică și faptică: a) pe domenii: public UAT, privat amortizabil UAT, privat neamortizabil UAT, privat SPIGM; b) pe fișe mijloace fixe și obiecte de inventar;
• Întocmește dosare cu documente justificative pentru fiecare mijloc fix și obiect de inventar aflat în patrimoniul SPIGM (facturi, HCL, CF, reevaluări);
• Asigură elaborarea în termen a documentațiilor pentru ședințele Consiliului Local, ce privesc activitățile de care răspunde;
• Îndeplinește și alte atribuții stabilite prin lege, hotărâri ale Consiliului Local sau dispoziții ale primarului municipiului Deva;
• Menține legătura cu celelalte compartimente din cadrul SPIGM pentru rezolvarea problemelor comune;
• Respectă cerințele Ordinului OSGG 600/2018 actualizat (pentru aprobarea controlului intern managerial).